Apprenti(e) chargé(e) de projet événementiel

Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.

Elle bénéficie dune situation privilégiée avec ses 520 hectares despaces verts et sa proximité avec le quartier daffaires de la défense.

Participer à la préparation, à la coordination et au suivi opérationnel des projets événementiels de la Ville, de leur conception jusquà leur réalisation et leur évaluation, dans le cadre dune alternance.

-        Préparation et planification des projets événementiels :

• Participer à la définition des objectifs et des concepts des événements.

• Identifier les besoins humains, matériels, techniques et logistiques.

• Contribuer à lélaboration des cahiers des charges, rétroplannings et feuilles de route.

• Effectuer une veille et proposer des idées danimations ou de nouveaux formats.

• Participer aux repérages et préparer les documents opérationnels.

• Contribuer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus de réunion.

-        Coordination des acteurs et suivi administratif :

• Participer aux réunions de coordination et assurer le suivi des actions confiées.

• Contribuer aux échanges avec les services municipaux, prestataires, associations et partenaires.

• Participer au suivi des devis, conventions et documents administratifs.

• Contribuer au suivi des budgets prévisionnels et des dépenses, dans le respect des procédures de la collectivité.

-        Organisation logistique et mise en uvre des événements :

• Participer à la préparation de la logistique des manifestations et des moyens techniques nécessaires.

• Analyser les besoins des intervenants, prestataires et participants.

• Contribuer à lélaboration des check-lists, plannings dintervention et déroulés.

• Participer à la coordination opérationnelle des équipes et à laccueil du public ou des intervenants.

• Contribuer au bon déroulement des événements et signaler les difficultés au/à la chef.fe de projet.

-        Suivi, reporting et évaluation des projets :

• Rédiger des notes de suivi et assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie.

• Participer à la collecte des données de fréquentation et des retours des publics et partenaires.

• Contribuer aux bilans quantitatifs et qualitatifs des manifestations.

• Proposer des pistes damélioration et participer à larchivage des documents de production.

• Participer notamment à la préparation du 5e Jubilé Impérial, prévu les 25 et 26 septembre 2027.

• Adapter progressivement son niveau dautonomie aux compétences acquises et aux besoins du service.

-        Communication et valorisation des événements :

• Participer à la préparation des supports de présentation et des éléments destinés aux partenaires.

• Contribuer à la collecte dinformations et à la rédaction de contenus en lien avec les services concernés.

• Participer à la valorisation des événements et à la recherche de propositions innovantes.