Assistant(e) administratif(ve) au Bureau des Relations avec les Usagers et les Partenaires Institutionnels (BRUPI)

L’assistant(e) administratif(ve) au BRUPI est chargé(e) d’assister les agents du bureau en matière de participation aux actions de communications directes auprès de l’usager, notamment en utilisant des supports dématérialisés, et de participer à l’amélioration des processus permettant de fluidifier la relation à l’usager.Missions :Gestion des documents administratifsTraiter les retours de pièces d’état civilVérifier la conformité des documentsGestion des demandes usagersRépondre aux sollicitations des usagers (mail, téléphone, courrier)Apporter des réponses claires et adaptées aux demandes aux usagersRecherche et gestion des archivesEffectuer des recherches dans les archives physiques et numériquesMettre à disposition les documents demandésGestion du courrierRédiger et envoyer des courriers administratifsTraiter le courrier entrant et sortantAmélioration des outils numériquesParticiper à l’amélioration du CHATBOTIdentifier les questions récurrentes des usagersContribuer à l’optimisation des réponses automatiséesSupport à la communicationAider à la gestion des demandes de communicationParticiper à la rédaction de contenus simplesAssurer un rôle d’intermédiaire entre les collaborateurs et le chef de serviceGestion de projets Participation à la coordination de certains projets spécifiques confiés par le bureau